В современных условиях ведения бизнеса выгодно переходить на электронный документооборот. Это обеспечит автоматизацию многочисленных повседневных процессов, снизит нагрузку на сотрудников, поможет минимизировать денежные расходы. Согласно исследованиям, после подключения СЭД компании высвобождают порядка 45% времени работников. Но для перехода на новую систему нужно грамотно организовать процедуру и подобрать эффективные инструменты.

Преимущества применения электронного документооборота

Некоторые собственники бизнеса все еще сомневаются в целесообразности перехода на СЭД. Для электронного делопроизводства необходимо приобрести ПО, подготовить сотрудников, купить надежное бесперебойное оборудование, организовать выгодные способы хранения данных.Но невзирая на некоторые издержки, решение отличается выгодностью, имеет внушительный список преимуществ, входят в который:

• освобождение большого офисного пространства от архивов;
• сокращение расходов на расходных материалах, обслуживании оргтехники, оплате труда многочисленным работникам занятым делопроизводством;
• высвобождение рабочего времени для более важных задач.

Какое ПО использовать для электронного документооборота

Среди большого ассортимента программного обеспечения для перехода и ведения автоматизированного документооборота особенного внимания заслуживает Comindware СЭД – система, гарантирующая надежность и безопасность хранения документов. Она обеспечивает пользователям широкие возможности:

• быстрый доступ к данным;
• оперативную автоматическую генерацию различных отчетов;
• сканирование документов обычными способами и посредством камеры смартфона;
• быстрое распознание видов документов и реквизитов;
• запуск разных бизнес-процессов на основании конкретного типа последних;
• простоту интеграции с ЕСМ-системами;
• возможность использования удобного мобильного приложения.

Решение отличается высокой гибкостью настроек. Оно подходит для ведения справочников, работы с входящими и выходящими документами, протоколами, кадровым делопроизводством, организационной и распорядительной документацией. С ним можно активировать бизнес-процессы, подготавливать совещания, исполнять поручения руководителей и контролирующих органов. Типовые функции ПО можно изменять под изменяющиеся потребности компании.